Family Day en la empresa: cómo organizar un día de la familia que la gente recuerde

Hay compañeros con los que llevas años compartiendo reuniones y cafés y de los que, sin embargo, no sabes casi nada fuera del trabajo. No tienes ni idea de que ese compañero tan serio tiene tres hijos pequeños, ni de que la responsable de administración es la que más se ríe cuando juega con sus sobrinos. Un Family Day (el día de la familia en la empresa) existe precisamente para eso: abrir una puerta a la vida de las personas con las que trabajas y, de paso, permitir que sus familias vean con sus propios ojos dónde y con quién pasan tantas horas al día.

Parece una idea sencilla, y lo es, pero organizarla bien tiene su miga. Hay que pensar en niños de edades muy distintas, en adultos que no quieren ir de "monitores", en abuelos, en el calor, en la comida, en los seguros y en que nadie se sienta obligado. En este artículo repasamos qué es exactamente un Family Day, cuándo merece la pena, qué decisiones conviene tomar con antelación, cómo puede ser una jornada tipo y qué errores se repiten una y otra vez.

Qué es un Family Day y por qué funciona

Un Family Day es una jornada de convivencia en la que los empleados invitan a su familia (pareja, hijos, padres, a veces amigos) a un evento organizado por la empresa. No es una reunión ni una formación: es un día de ocio compartido, normalmente al aire libre o en un recinto con espacio de sobra, con actividades pensadas para que participen todas las edades.

Funciona por una razón que se entiende mejor desde el lado humano que desde el organizativo. Cuando los compañeros se ven en un contexto distinto, ocurren cosas que una reunión de equipo no consigue: se ven jugando, riéndose, cuidando de sus hijos, perdiendo una carrera de sacos. Se baja la guardia y aparecen conversaciones nuevas. Además, las familias entienden mejor a qué se dedica la persona que tienen en casa y con qué gente trabaja, lo que suele traducirse en más comprensión cuando hay que alargar una jornada o viajar por trabajo.

También hay un efecto de orgullo de pertenencia que no conviene subestimar. Para un niño, ver el lugar donde trabaja su madre o su padre, o conocer a las personas de las que oye hablar en casa, genera una imagen positiva de la empresa que se queda en la familia. Y para la empresa, ese vínculo emocional pesa más de lo que parece cuando una persona se plantea cambiar de trabajo.

Conviene ser honestos con lo que un Family Day no hace: no arregla un mal clima laboral por sí solo ni sustituye a una buena gestión de equipos. Es un complemento muy valioso, pero funciona mejor cuando la empresa ya trata bien a su gente. Si te interesa la relación entre el ocio compartido y el clima de trabajo, te puede servir nuestro artículo sobre cómo medir el clima laboral antes y después de un team building.

Cuándo tiene sentido organizarlo

No hay una fecha única correcta, pero sí momentos en los que un Family Day encaja especialmente bien:

• Aniversario de la empresa. Es una excusa natural para celebrar con las familias. Si es tu caso, mira también nuestras ideas para el aniversario de la empresa.
• Final de la temporada alta o de un proyecto exigente. Después de meses de mucha carga, un día con las familias es una forma de agradecer el esfuerzo de las personas y también el de quienes las han esperado en casa.
• Primavera o principios de otoño. En gran parte de España son las épocas más agradecidas para estar al aire libre: ni el calor del verano ni el frío ni la lluvia de pleno invierno. Si piensas en verano, lee antes lo que explicamos sobre actividades para la época estival, porque las horas centrales del día cambian mucho el planteamiento.
• Inicio del curso o antes de las vacaciones de Navidad. Son fechas en las que muchas familias tienen la agenda más abierta y los niños están más disponibles.

Entre semana o fin de semana es una decisión de peso. El fin de semana facilita la asistencia de las familias (colegios cerrados, otros trabajos libres) pero obliga a pedir un esfuerzo personal a los empleados. Si se hace en día laborable, la empresa transmite que ese tiempo es parte del trabajo, pero muchos niños tendrán colegio. Una fórmula que funciona bien es un sábado por la mañana con comida incluida, de modo que nadie tenga que invertir el fin de semana entero.

Las decisiones que de verdad importan

La mayoría de los Family Day que salen bien lo hacen por pequeñas decisiones tomadas con antelación, no por una gran actividad estrella. Estas son las que más pesan.

El lugar

Un buen lugar resuelve la mitad del trabajo. Debe tener espacio suficiente para que los niños corran sin riesgo, sombra y zonas de descanso, aseos accesibles, aparcamiento razonable y, si es posible, una alternativa cubierta por si cambia el tiempo. Puede ser la propia sede de la empresa si dispone de explanada o jardín, un parque, una finca o un recinto deportivo. Si tienes dudas sobre cómo elegirlo, tenemos una guía específica sobre cómo elegir la ubicación de un team building que aplica casi punto por punto.

Quién viene y con qué edades

Antes de diseñar el programa, pregunta. Una encuesta corta a la plantilla (cuántas personas vienen, cuántos niños y de qué edades, si hay alguna persona con movilidad reducida o alergias importantes) evita sorpresas el mismo día. No es lo mismo un evento con quince bebés y niños pequeños que otro con adolescentes, ni uno con muchas parejas sin hijos. Cuanto más heterogéneo es el público, más variada debe ser la oferta.

El equipo de organización y los monitores

Es muy tentador montarlo "entre los de la oficina". Suele salir caro en tiempo y en estrés: los empleados que organizan acaban sin disfrutar del día. Contar con una empresa especializada que se ocupe de los monitores, del material y de la dinámica de las zonas permite que el equipo de RR. HH. esté tan relajado como el resto de los invitados.

Seguros y seguridad

En un evento con niños y atracciones, la seguridad no es un trámite. Comprueba que la empresa organizadora cuenta con seguro de responsabilidad civil para la actividad, que los hinchables y juegos disponen de la documentación correspondiente y que hay personal suficiente para vigilar cada zona. Define también quién se responsabiliza de los menores: lo habitual y lo prudente es que cada niño esté siempre acompañado por un adulto de su familia, y que la organización lo comunique desde la invitación.

Comida y bebida

La comida condiciona el ánimo de todo el día. Calcula bien las cantidades, ofrece opciones para niños, prevé alternativas para alérgicos, celíacos, vegetarianos y quienes no toman cerdo o alcohol, y no escatimes en agua, sobre todo si hace calor. Un catering sencillo y abundante (bocadillos, pizza, fruta, helados) gusta más que un menú sofisticado que obliga a estar sentados mucho rato.

La comunicación previa

Una invitación clara y cuidada marca el tono. Indica fecha, horario, lugar, cómo llegar, qué actividades habrá, qué comida se ofrece, cuántas personas pueden venir por empleado y la fecha límite para confirmar. Deja claro, además, que la asistencia es voluntaria: un Family Day que se vive como una obligación pierde justo aquello que lo hace valioso.

Un ejemplo de jornada, hora a hora

Cada evento es distinto, pero esta estructura de unas cinco o seis horas sirve de referencia y se adapta con facilidad:

• 10:30 – Recepción. Se entregan pulseras o acreditaciones, se explica el funcionamiento del día y se reparte el mapa de zonas. Música ambiente y bebida fresca mientras llegan todos.
• 11:00 – Bienvenida breve. Dos o tres minutos de la dirección, sin discursos. Conviene que alguien de la empresa dé las gracias y poco más.
• 11:15 a 13:30 – Actividades por zonas. Pruebas deportivas por equipos mixtos, gymkhanas, tiro con arco, hinchables, rincón de manualidades y pintacaras para los más pequeños. Cada familia circula a su ritmo.
• 13:30 a 15:00 – Comida. Mesas largas, ambiente informal, sin protocolo. Momento ideal para que se mezclen familias y departamentos.
• 15:00 a 16:00 – Espectáculo o prueba final. Un mago, un espectáculo infantil o unas mini olimpiadas con entrega de medallas cierran el día en positivo.
• 16:00 – Despedida. Pequeño detalle para los niños, foto de grupo y vuelta a casa sin prisas.

Si tu idea de Family Day incluye pruebas por equipos, puedes ver cómo funcionan nuestras mini olimpiadas, pensadas para que participen niños y mayores sin que nadie se sienta fuera de juego.

Actividades que funcionan según la edad

El gran reto del Family Day es que todos tengan algo que hacer sin que nadie sienta que sobra. Una forma de verlo es dividir la oferta por públicos y, a la vez, dejar actividades "puente" que mezclen edades.

• Los más pequeños (hasta unos 6 años). Hinchables adaptados, talleres de pintacaras y manualidades, cuentacuentos o espectáculos de payasos y magos. Lo esencial aquí es que haya adultos cerca y zonas tranquilas para descansar.
• Niños de 7 a 12 años. Gymkhanas con pistas, pruebas de habilidad, tiro con arco con protección, juegos de equipo y carreras. Les encanta competir contra los adultos y ganar.
• Adolescentes. Son el público más difícil, porque pueden sentir que "esto es para niños". Funcionan mejor las propuestas con un punto de reto, de competición real y de móvil (retos fotográficos, búsquedas del tesoro, torneos), y darles cierta autonomía.
• Adultos. Un buen Family Day tiene también cosas para ellos: competiciones relajadas, una zona de descanso con café o cervezas sin alcohol, actividades en pareja o conversación tranquila en la sombra. No todos quieren jugar todo el día.
• Abuelos y personas mayores. Sillas cómodas, sombra, música tranquila y alguna actividad ligera (un bingo, por ejemplo) les permite participar sin esfuerzo.

Si el grupo incluye familias con niños y tienes dudas sobre qué tipo de pruebas dan mejor resultado, también te será útil lo que contamos sobre cómo organizar una gymkhana de empresa, un formato que se adapta muy bien a grupos mixtos.

Errores que se repiten

Tras ver cómo se plantean muchos eventos de este tipo, hay una serie de fallos bastante habituales. Merece la pena revisarlos antes de cerrar nada.

• Convertirlo en una jornada corporativa disfrazada. Si hay pancartas, discursos largos y presentaciones de resultados, la gente se desconecta. El protagonista es la familia, no la empresa.
• Olvidar el calor y la sombra. En primavera tardía y verano, un espacio sin sombra pasa de ser agradable a ser agotador en una hora. Lleva toldos, agua y crema solar disponibles.
• Quedarse corto con la comida. Nada hunde tanto el ánimo como una cola larga y comida escasa. Mejor sobrar que faltar.
• No dar nada para los adultos. Los empleados que pasan seis horas haciendo de padres sin descanso salen agotados. Un rincón para sentarse y charlar cambia mucho la experiencia.
• Forzar la participación. No todo el mundo quiere hacer todo. Que cada familia elija a qué actividades se apunta y cuándo descansa es una señal de respeto.
• No prever qué pasa si llueve. Tener un plan B cubierto (o al menos una fecha alternativa) evita cancelaciones de última hora.
• No recoger opinión después. Un breve formulario al día siguiente (qué ha gustado, qué ha sobrado, qué falta) permite que el siguiente Family Day mejore.

Muchos de estos fallos aparecen también en otros eventos corporativos; los resumimos con más detalle en el artículo sobre errores comunes al organizar un team building.

Cuánto cuesta y de qué depende

No es posible dar una cifra única, porque el coste de un Family Day depende de varios factores que conviene conocer antes de pedir presupuesto: el número de asistentes (empleados más familiares), el lugar (propio o alquilado), la duración, la cantidad y el tipo de actividades, si se incluye comida o catering, si hay espectáculo y si se necesita montaje de hinchables, carpas o sonido. Cuanta más información des al principio, más ajustado será el presupuesto. Tenemos una guía con los conceptos a tener en cuenta en cuánto cuesta un team building, que sirve de punto de partida aunque cambie el formato.

Cómo saber si ha salido bien

El éxito de un Family Day no se mide por la asistencia, aunque ayuda. Fíjate en lo que ocurre después: si la gente comenta el evento durante semanas, si se comparten fotos por iniciativa propia, si se pregunta cuándo será el siguiente, si los empleados que casi no se hablaban empiezan a charlar en el café. Para lo cuantitativo, una encuesta rápida de satisfacción (del 1 al 5 y un par de preguntas abiertas) es suficiente. Y si quieres ir un paso más allá, compara el clima de equipo antes y después, como explicamos en este artículo.

Qué incluye el Family Day de Kaizen

Nuestro Family Day se plantea como una jornada de actividades al aire libre para empleados, familiares y amigos: nuestras mini olimpiadas, hinchables para niños y adultos, distintas gymkhanas y tiro con arco, además de propuestas pensadas para los más pequeños, como talleres de pintacaras, magos, payasos y espectáculos. Todo es adaptable a las necesidades de vuestra empresa y al espacio disponible, y puede organizarse en las instalaciones de la empresa o en otra ubicación (también podemos buscarla nosotros). Los instructores y el material necesario para las actividades están incluidos.

Si tu empresa tiene muchas personas con familia en distintos puntos, o simplemente quieres un día especial para el equipo, hablamos del formato que mejor encaja. Puedes ver más posibilidades para equipos con vínculos familiares en nuestro artículo sobre team building para empresas familiares, y consultar dudas habituales en las preguntas frecuentes.

¿Preparamos el Family Day de tu empresa?

Un Family Day bien pensado no necesita grandes inversiones, pero sí atención a los detalles: fecha, lugar, edades, comida y seguridad. Si quieres que lo diseñemos contigo, cuéntanos cuántas personas esperáis, en qué fecha os gustaría hacerlo y qué espacio tenéis o buscáis, y te enviamos una propuesta a medida. Escríbenos desde la página de contacto y te respondemos en menos de 24 horas.