¿En qué consiste el Método Kaizen?

El Método Kaizen

La mejora continua

La historia, nos ha demostrado que cuando las circunstancias son adversas y los recursos escasos, el poder de las ideas, es la mejor herramienta para poder superar todas las dificultades.

Después de la segunda guerra mundial, Japón era un país derrotado, lleno de dudas y con una economía frágil y debilitada, muy lejos de la imagen que hoy tenemos de la potencia asiática.

Durante las siguientes cuatro décadas, el gobierno japonés, en conjunto con los empresarios de ese país, se vieron avocados a la tarea de reconstruir la economía y fortalecerla, desarrollando varias iniciativas enfocadas a mejorar y modernizar los diversos procesos internos de las empresas. Con este fin, se realizaron seminarios, cursos, y estudios, todos, con el único fin de entender mejor el funcionamiento de una empresa, para mejorarlo y actualizarlo y, así, posicionar a la industria Japonesa, como una de las más potentes y eficientes del mundo.

Se introdujeron y modernizaron conceptos como el control de calidad, que aplicarían por primera vez a toda la compañía, procesos de auditoria y un sin fin de otros ejercicios de mejora de los sistemas de producción.

Es así como se empieza a desarrollar y a utilizar en el mundo de las empresas de Japón el concepto de la “administración Kaizen”.

Posteriormente, en los años 80, el destacado teórico organizacional y consultor de gestión japonés Masaaki Imai, desarrolla el método Kaizen y, a través de su libro “Kaizen, La clave de la ventaja competitiva Japonesa” revoluciona el mundo de la eficiencia empresarial.

La palabra Kaizen es la unión de dos conceptos japoneses: KAI que quiere decir cambio y ZEN que significa bondad o bueno.

En palabras simples: Kaizen significa mejora y, aplicado al mundo de las organizaciones y su funcionamiento, el concepto Kaizen se refiere a una “mejora progresiva y continua” que integra a todos los involucrados en el éxito de una operación, trabajadores, administrativos y gerentes.

En una aplicación filosófica, el concepto Kaizen, propone una continua mejora en todos los ámbitos de la vida, ya sea personal, laboral o familiar. Existe un instinto en el ser humano de ser cada vez mejor, una predisposición a crecer y evolucionar, Kaizen, busca extender esta tendencia al lugar donde las personas pasan 1/3 de su vida, el espacio de trabajo y para esto es necesario involucrar a todos los integrantes de un equipo en esta tarea, la de mejorar su propio ambiente laboral, ya que todos tienen algo que aportar desde su mirada única y particular.

Es importantísimo transmitir a los trabajadores que, Kaizen, nos es un fin en sí mismo, sino un medio, para lograr una mejora contante y orgánica de todos los procesos involucrados en el desarrollo de proyectos y de producción.

El camino es el fin.

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Trabajar mejor

El método Kaizen fija toda la atención en la calidad antes que en cualquier otro factor. Este punto es central en todos los procesos de desarrollo de una empresa, desde las relaciones humanas, al interior de un equipo, hasta el diseño de las máquinas con que se elaboran los productos, pasando por la capacitación que reciben los trabajadores para entregar un mejor servicio a los clientes.

Partiendo desde esta premisa, el trabajo de Kaizen, se enfoca en dos grandes áreas:

• Satisfacción del cliente

Conseguir clientes satisfechos, es central para poder tener una empresa exitosa, es por esto que, el método Kaizen, empieza detectando y entendiendo las necesidades y expectativas del cliente, para posteriormente atenderlas y superarlas. Es así como todos los servicios y productos que una empresa ofrezca a sus clientes, deben satisfacer las necesidades y expectativas del cliente en todos los ámbitos, ya sea el coste, la calidad, los plazos etc. Los productos y servicios deben estar siempre mejorando para agregar valor a ellos y así, superar no solo las expectativas del cliente sino que, también, a la competencia.

• Mejoras en los procesos

En pos de conseguir la satisfacción de los clientes y la máxima eficiencia cada proceso que se realiza en la empresa, debe influir positivamente en el producto o servicio y en la atención que el cliente recibe, para esto, es necesario realizar una revisión exhaustiva para identificar todos los procesos que de alguna u otra manera, favorecen la experiencia del cliente con la empresa. Después de concluir este diagnóstico, es posible integrar estos procesos al sistema de mejora continua. Al mismo tiempo, todos los procesos que no demuestran ninguna utilidad para el bienestar del cliente deben ser modificados o eliminados.Como mencionamos anteriormente el método Kaizen fija su atención principalmente en la calidad, para desde ahí, generar todos los cambios y mejoras, ya que a través de ella y su aplicación en todas las áreas y procesos de una empresa, esta puede desarrollar una carrera exitosa y duradera.

Técnicas y herramientas Kaizen

Para poder desarrollar una mayor satisfacción en el cliente y una mejora en la calidad de los procesos, el método Kaizen, plantea algunas técnicas y herramientas que deben implementarse en la empresa, estas son:

• Sistema de mantenimiento productivo total (TPM): esta técnica se desarrolla al interior de los equipos de trabajo, para ayudarlos a alcanzar su máximo potencial de eficiencia, procurando prevenir cualquier situación que perjudique sus procesos.
• Sistema de gestión de calidad total (TQM): esta técnica se emplea para una continua mejora en el control y manejo de los procesos de una empresa, con una visión global de todo el sistema integrando a todos los trabajadores involucrados en ellos.
• Sistema de sugerencias: Con esta técnica se involucra en los procesos de mejora a todos los trabajadores a través sugerencias. Poder contar con la visión de los trabajadores acerca de los procesos de la empresa, cambia absolutamente la perspectiva, permitiendo observar otros puntos que debieran ser mejorados.
• Círculos de control de calidad: esta técnica está enfocada a desarrollar pequeños grupos de trabajo y reflexión, donde los empleados, propongan cambios, mejoras o soluciones para los diversos problemas encontrados en los procesos de producción de la empresa.

Una empresa en la que se está operando bajo los conceptos del método Kaizen no debe pasar un día sin mejorar algún aspecto de su funcionamiento, Este es un trabajo que requiere el compromiso e involucramiento de toda la empresa porque solo así se consiguen dinámicas de constantes e incomparables beneficios.

La confianza y el éxito

El método Kaizen propone una serie de lineamientos que facilitan el éxito de una empresa en el proceso de mejora continua.

Algunos de ellos son:

• En el área de las relaciones humanas la confianza es fundamental, por lo que se establecen algunas premisas para promover su desarrollo entre los integrantes de un equipo.
• La comunicación, saber escuchar y transmitir ideas.
• El respeto por el otro.
• La capacidad de autocrítica y de reconocer las propias debilidades.
• Motivación para funcionar colectivamente.
• Una búsqueda constante de mejorar como seres humanos
• Traspasar el prototipo de trabajador y llegar a desarrollar vínculos entre las personas.
• Eliminar las disputas de ego y poder.
• Reconocer y valorar los aciertos.
• Potenciar las fortalezas de los trabajadores.
• Nadie es imprescindible, pero todos son esenciales para el equipo.
• Confiar en las capacidades de las personas, entregar responsabilidades.

La visión global

Podemos resumir todos los elementos a desarrollar por el método Kaizen en estos cinco pasos también conocidos como los 5-S los cuales corresponden a 5 palabras y conceptos japoneses.

• Seire - Organización: Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.
• Seiton - Reducir las búsquedas: Facilitar la fluidez de movimiento de personas, servicios o materiales simplifica el funcionamiento.
• Seiso - Limpieza: La limpieza y sencillez en todos los aspectos del trabajo, significan una mayor simpleza a la hora de funcionar.
• Soiketsu - Estandarización: Cuando se simplifica un procedimiento y su realización los procesos son más simples y seguros, evitando
• posibles contratiempos.
• Shitsuke – Disciplina: La disciplina y los buenos hábitos de trabajo basados en las normas acordadas son esenciales y beneficiosos, ya sean estos entre compañeros o en relación con los clientes.Estos conceptos deben ser entendidos, aprendidos y absorbidos por todos los integrantes de la empresa para que, el proceso global, del que son parte, funcione y alcance su máximo potencial. Así el trabajo de mejora continua se desarrollará de manera fluida, exitosa y eficiente.

El mensaje

Al igual que, nuestra forma de vida, una empresa debe estar en un proceso constante de mejora, para crecer, evolucionar y ser competitiva. Debe desarrollar estrategias y herramientas que le permitan estar perfeccionando sus procesos permanentemente, involucrando a todo su equipo en todos los niveles jerárquicos, compartiendo los logros y valorando las buenas iniciativas. La innovación, es importante, pero pequeños cambios y mejoras cada día pueden conducir a una empresa a competir de l manera en un mercado global y alcanzar así mayores beneficios.

El espíritu y mensaje de este transformador trabajo es:

Hacerlo mejor, fabricarlo mejor, mejorarlo aun si no está roto ni defectuoso porque si no lo hacemos no podemos competir con aquellos que si lo hacen.