Diario de una convención

Hace un par de meses una promotora inmobiliaria nos citó para solicitarnos la organización de una convención anual, la primera que realizaría la empresa con motivo de su tercer aniversario. Dese el primer momento, nos dejó claro que querían algo especial, que no dejara indiferente a sus empleados. Su intención era que, durante un fin de semana, disfrutaran de lo lindo no sólo de nuestras magnificas actividades de empresa y Team Building, sino de una localización fabulosa acompañada además de unas jornadas gastronómicas y una serie de detalles que hicieran que los participantes recordaran este evento de empresa por mucho tiempo.

Así que nos pusimos manos a la obra, y comenzamos a buscar localizaciones en el entorno cercano a Madrid, Ávila, Toledo o Segovia. La tarea no era fácil, el cliente quería algo especial, un hotel de cinco estrellas, un parador o una localización con mucho encanto. El número de asistentes sería de 55 personas, lo que nos hacía descartar varias de las localizaciones más especiales, que no suelen contar con un número elevado de habitaciones y no están indicadas para este tipo de actividades de empresa.

El cliente se quedó con tres opciones que le entusiasmaban especialmente para finalmente decantarse por el Hotel Palacio de Buenavista, en Toledo, antiguo Hilton, cuyo edificio, entrada y lobby nos engatusó a todos desde el minuto uno. Desde ese momento, contamos con la inestimable colaboración de Ana y Loana, dos fantásticas profesionales que, con su experiencia y encanto, propiciaron que todo saliera rodado.

Una vez elegida la localización, la prioridad era elegir las actividades de empresa o team building más emocionantes, divertidas e inspiradoras. Les propusimos una actividad para el viernes por la noche, con la finalidad de romper el hielo y crear el clima apropiado para que el resto del fin de semana fuera rodado. Eligieron la actividad de espectáculo TV, con animación y discoteca, en la que tendrían que bailar, cantar, realizar coreografías y otro tipos de juegos, todos mega divertidos.

Para el sábado, querían dos actividades, una por la mañana y otra por la tarde, para fomentar el compañerismo y la cohesión, y que además premiara su buena labor y gran esfuerzo durante este año. Desde el principio se decantaron por una de las actividades de empresa más empoderadora que tenemos, la batucada de Al son del equipo, que realizarían durante la tarde. Y por la mañana la actividad de team building elegida fue Charity bike, nuestra actividad más emotiva y gratificante.

Como el sábado de la convención estaba previsto El Clásico, partido Real Madrid vs Barcelona, y no se lo querían perder, organizamos en una pantalla gigante el visionado de dicho partido, junto a una cuantiosa merienda, y mientras unas personas lo vivían con pasión, otras aprovecharon para visitar el spa del hotel, una magnífica decisión, por supuesto.

La convención ya estaba bien completa en cuanto a actividades de empresa se refería, con espectáculo TV el viernes, batucada, charity bike, partido y spa el sábado. Ahora quedaba disfrutar de la oferta gastronómica de una ciudad como Toledo, con grandes variantes culinarias. Y como no podía ser menos, para el viernes, la cena de gala. El cliente tenía claro que quería que se celebrase en un cigarral, y finalmente el elegido fue El Cigarral del Ángel Custodio.

Tanto Lucía, como Jesús, el metre, son unos grandes profesionales y amabilísimas personas, se encargarían de cuidar hasta el más mínimo detalle. El sábado el almuerzo se planteó en el mismo hotel, que además goza de una excelente cocina, y ya por la noche la idea era acudir al mercado de San Agustín, y alquilar la parte de abajo, llamada la cueva, para que el grupo pudiera estar tranquilo y a gusto. Beatriz y Zigy resultaron ser unos anfitriones estupendos, nos dieron todas las facilidades del mundo, la verdad es que hemos tenido mucha suerte con todas las personas con las que hemos colaborado durante el fin de semana. Después de la cena, tocaría un poquito de juerga, por lo que hablamos con el círculo del arte, una maravillosa iglesia reconvertida a centro cultural y discoteca, y llegamos a un acuerdo con Víctor para comprar un paquete de copas.

Para el domingo quedaría visionar el vídeo de recuerdo que Marina les preparó durante todo el fin de semana, recopilando fotos y plasmando fantásticamente los momentos álgidos de todo el grupo.

La magia de este tipo de actividades de empresa

Así que llegó el momento, el viernes 20 de Noviembre, tempranito, todo el equipo de Kaizen Coaching y Team Building partió desde Madrid hacia Toledo, para tener todo organizado y controlado. Cuando organizas un evento de empresa o jornada de Team Building hay muchos detalles que planificar y ejecutar, pero cuando se trata de organizar una convención de tres días, con una agenda plagada de actividades, salidas y eventos, la cosa se complica mucho más. Así pues, el grupo estaba citado a las 16:30, donde acudió con suprema puntualidad Antonio, el chófer de la empresa autocares Ronabus, que nos ha ofrecido un gran servicio y atención ejemplar, incluso cuando el cliente ha pedido cambios a última hora y sin estar del todo programados.

A las 17:30 teníamos todo preparado, el hospitality estaba listo en lobby del Hotel, el mejor marco posible, con su inmaculada y espectacular cúpula central que deja a los huéspedes sin aliento. Todo fue bien, con fluidez, se les entregó un dossier con el programa de la convención y la llave de su habitación, y se les citó a las 20:00 en el mismo punto para la cena de gala.

A las 20:20 llegábamos a El Cigarral del Ángel Custodio, precioso, con los jardines iluminados, y ahí precisamente realizamos la foto grupal, con la inestimable colaboración de todos los asistentes. En primer lugar se les ofreció un cóctel, donde el rey fue el cortador de jamón que hizo las delicias de todos. A continuación, y siguiendo el protocolo establecido, pasaron al banquete, donde degustaron una pasta fresca rellena de centollo sobre crema de zanahorias, merluza del cantábrico regada con txacoli, perdices estofadas a la toledana y una crema de tocinillo de cielo con migas de galleta y azúcar de canela. Todo acompañado de vinos de la tierra, espectacular. Y a continuación había que bajar la cena. Habíamos programado una actividad divertida para romper el hielo, y crear el clima propicio para la convivencia de los 3 días, así que les dejamos en manos de Sandro, nuestro showman, que les hizo realizar diversas coreografías, juegos y bailes, en los que lo pasaron genial. De hecho, ¡¡¡¡hubo que ampliar el alquiler del espacio y la barra libre porque no había quien parara la actividad!!!!

El sábado amanecía un bonito día, y después del desayuno llegaba el turno de las actividades de empresa o Team Building. Los participantes, con sus camisetas corporativas recién puestas, estaban a punto de comenzar Charity bike, no sabían la cantidad de emociones que les esperaban. Kike, nuestro maestro de ceremonias, hizo un juego para hacer la distribución de los equipos, y enseguida se pusieron en marcha. Realizaron pruebas divertidísimas, como carreras de sacos cooperativos, carreras de esquís, de aros o pelota loca.

Tenían que tratar de conseguir el mayor número de puntos posibles, para luego acudir al supermercado y poder tener la posibilidad de hacer todas las compras que desearan. Llegado el momento, ya tenían las piezas de sus bicicletas, globos, sirenas, adornos y demás, para poder montar y decorar cada bicicleta. Y aquí es cuando vino la sorpresa final, un grupo de 3 monitores y 15 niños de la asociación barró acudió al hotel, para contarnos a que se dedican y llevarse las 5 bicicletas que los participantes habían construido con tanto cariño. Esa media hora de interacción fue fabulosa, jugaron, rieron y se abrazaron con la alegría y energía propia de los más pequeños, para todos fue una experiencia inolvidable.

Y llegó la hora del almuerzo. A los más pequeños les esperaba una hamburguesa enorme, mientras que a los asistentes a la convención les aguardaba un atractivo menú, compuesto de sugerentes entrantes, seguidos de unos tomates asados con mozzarella y ventresca, carrillera de ternera y brownie de chocolate.

Al terminar el almuerzo, esperaba la segunda actividad, nuestra Batucada. Gastón tenía todo preparado, y si bien los participantes no tenían un nivel de activación muy elevado, enseguida se pusieron en marcha. A los cinco minutos ya estaban empoderados, aferrados cada uno a su tambor, y olvidando la siesta y el cansancio acumulado. Fue una gozada, todos nos felicitaron por las actividades realizadas, lo habían pasado de maravilla.

El resto de la tarde lo tendrían libre, para acudir al spa, dormir la siesta o ver el partido, todo un Real Madrid-Barcelona para los amantes del fútbol.

A las 21:00 horas nos trasladamos a Toledo, al mercado de San Agustín, donde teníamos alquilada la zona de la cueva, y donde nos esperaba un cóctel espectacular, y donde los participantes hicieron entrega de sus regalos del amigo invisible, lo pasaron estupendamente. Posteriormente, acudimos al círculo del Arte, donde dieron lo poco que ya les quedaba. Rodeados de sus compañeros y amigos, bailaron, rieron y compartieron una noche estupenda, esto estaba empezando a llegar a su final.

Para el domingo habíamos preparado un vídeo recopilatorio de los mejores momentos y a las 11, después del desayuno, acudieron a la sala a visionarlo. Fue un momento entrañable, lleno de recuerdos, risas y todos rememoraron el fantástico fin de semana que habían vivido. Se llevaron además la última sorpresa, un regalito típico de Toledo, un surtido de dulces y mazapán, pero no cualquier cosa, ya que el encargo se realizó en Santo Tomé, un obrador con casi 200 años de antigüedad y probablemente el mas prestigioso de todo Toledo.

Y llegó el momento de volver a casa, y nos vimos rodeados de abrazos y felicitaciones. Todo había salido espectacular y por dentro nos sentíamos llenos de satisfacción por el trabajo bien hecho. Había sido un fin de semana agotador, pendientes de mil detalles, pero no hay nada más gratificante que ver cómo los demás son felices gracias a tu dedicación.

¡Gracias a todos!